各学院、各部门：
根据学校档案工作安排，归档工作现已开始。为了按时按质按量完成此项工作，做到“应归尽归、应收尽收”，现将有关事项通知如下。
一、归档范围和归档时间
（一）各单位形成的党群、行政、教学、外事、出版物、声像、实物类等文件材料，经系统整理后于2022年5月12号前归档。
（二）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。
（三）会计凭证档案，由财务处保管两年后于次年6月底前归档。
（四）全校性重大活动文件材料，应在活动结束后一个月内归档；领导指定或有特殊规定的文件材料随时归档；2022届毕业生合影照片应在本年度6月底前归档。
二、归档整理要求
（一）归档文件材料要求齐全完整；纸质文件材料应为原件。
（二）纸质文件、电子文件双套归档。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；学校各项活动中形成的电子数据需要脱机归档。
（三）以学校名义印发的红头文件，由校办公室统一收集归档。各部门印发的处室函件归档时，正文须盖本单位公章并将部门领导签发的拟稿封面附在正文后面。
（四）财会档案按《会计档案管理办法（第79号）》和《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》（财会〔2017〕309号）要求整理归档。
（五）实物档案按《皖西学院实物档案管理实施细则》（院发〔2014〕110号）要求整理归档（移交登记表见附件3）。
（六）声像档案如照片、硬（光）盘、录像等归档时须有文字说明，说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等；数码照片格式为JPEG或TIFF格式；毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单（移交登记表见附件4）。
三、归档程序
（一）请各单位结合年度重点工作和档案馆列出的具体规档范围 （附件1）。在规定时间内做好本部门所有门类档案的归档工作，档案馆将不定期公布各单位归档情况，列出清单向该单位发出书面催档通知书（附件2）。
（二）各部门兼职档案员负责统一向档案馆移交材料，移交时填写《档案移交（接收）登记表》（附件5），登记表一式二份，按要求签字盖章。经核对无误后，办理交接手续。
（二）具体事宜与校档案馆（逸夫楼三楼）联系，附件1-5各部门兼职档案员可从档案馆网站专区下载或档案信息QQ群共享下载。
联系人：何老师、翁老师 联系电话：3306621
附件1：《皖西学院各部门文件材料归档范围》
附件2：书面催缴通知书
附件3：实物类档案移交登记表
附件4：照片类档案移交登记表
附件5：档案移交（接收）登记表
党委（校长）办公室
2022年3月21日
